kauhastu2

/kauhastu2

About kauhastu2

This author has not yet filled in any details.
So far kauhastu2 has created 4 blog entries.

Tietoa aamupalan lisukkeena – Probiksella panostetaan sisäiseen viestintään

Probiksella päivät alkavat joka aamu stand up -palaverilla, jonka tarkoituksena on antaa jokaiselle probislaiselle tilaisuus kertoa, mitä kuuluu ja mitä päivä tuo tullessaan. Päivittäisen stand upin lisäksi porukka istuu kerran kuukaudessa alas nauttimaan aamupalasta, jonka henkilöstöpäällikkö Jalmari Lehto valmistaa.

– En ajattele olevani “päällikkö” johtajatyylillä. Ajattelen olevani probislainen, jonka prioriteetti on työskennellä muiden työhyvinvoinnin eteen ja samalla edistää yrityksen kehittymistä. Siihen on nyt vain keksitty nimikkeeksi tuollainen, Jalmari kuvailee.

Useimmat johtajat todennäköisesti tilaisivat aamupalan valmiina esimerkiksi pitopalvelulta tai veisivät työntekijäporukan kahvilaan yhteiselle aamiaiselle. Omaa juttuaan tekevä ja siihen uskova henkilöstöpäällikkö haluaa kuitenkin laittaa itsensä peliin työkavereiden puolesta. Siksi Jalmari kattaa kerran kuukaudessa tarjolle kahta eri leipää, kasviksia, juustoa, leikkelettä ja lohta, silloin tällöin myös jonkin “yllärijälkkärin”.

– Aikaisemmin keitin puuroa. Sekin oli kuulemma ihan hyvää, Jalmari naurahtaa.

Probiksen aamupalapöytä katettuna

Probiksen aamupalalla nautitaan herkullisia voileipiä.

Yhteinen aamupala lisää sisäistä viestintää

Aamupalan painikkeena nautitaan Probikseen liittyvää jaettua tietoa. Ensin toimitusjohtaja Ismo Reitmaa kertoo yrityksen näkökulmasta, mitä lähitulevaisuus tuo mukanaan, miltä talousluvut näyttävät ja mitä visio- ja strategiarintamalle kuuluu. Sitten puheenvuoron ottaa Jalmari, joka vetää keskustelua henkilöstöasioista ja päivittää tiedot Probiksen toisen kuukausittain yhteisöperinteen, afterworkin, aiheista ja aikatauluista. Kaikilla on tietenkin mahdollisuus kommentoida puheenaiheita ja osallistua keskusteluun. Halutessaan saa myös kertoa omia kuulumisiaan laajemmin, ja aina joku niin tekeekin.

– Monet käyttävät aamupalaa isompien tiedotteiden kertomishetkenä. Jos elämässä on muutoksia meneillään, probislaiset jakavat ne usein juuri aamupalalla.

Probiksen henkilöstöpäällikkö Jalmari valmistamassa aamupalaa

Probiksen aamupala valmistuu henkilöstöpäällikön voimin.

Probiksella aamupalaperinne on ollut säännöllisessä käytössä syksystä 2017 yrityksen tiedonkulun ja sisäisen viestinnän lisäämiseksi. Aamupalatapaamisista on pidetty kiinni myös koronan aikana etätöitä tehdessä. Niihin jokainen on kokkaillut omat purtavansa.

– Yrityksen pieni koko ei automaattisesti tarkoita hyvää keskusteluyhteyttä, vaan siihen on panostettava. Kerran kuukaudessa järjestettävä aamupala tukee viestintää Probiksen jokapäiväisessä työarjessa, Jalmari esittelee aamupalan vaikutuksia.

Henkilöstöpäällikkö kokee aamupalan tilaisuutena osoittaa muille, että hän on aidosti valmis työskentelemään Probis-fiiliksen parantamisen ja ylläpitämisen eteen.

– Aamupalaa valmistamisella pystyn konkreettisesti näyttämään haluni edistää probislaisten hyvää työelämää. Uskon tämän sytyttäneen työyhteisömme luottamuksen minua kohtaan ja se näkyy parantuneena vuorovaikutuksena, Jalmari kiteyttää.

Probiksen asiakaspalvelu toimii nopeasti ja asiakasta ymmärtäen

Kun soitat Probiksen asiakaspalveluun, saat langan toiseen päähän todennäköisesti kehittäjä Sakari Kivijärven.

– Puhelimen lisäksi meidät tavoittaa sähköpostin ja nettisivuilla olevan lomakkeen kautta. Harvemmin pystyn asiakkaiden kysymyksiin itse vastaamaan, vaan toimin ikään kuin puhelunvälittäjänä ja vien luuria oikean projektin ”erikoisasiantuntijalle”.

Probiksen asiakaspalvelusta tavoitat todennäköisesti Sakari Kivijärven.

Nopeimmillaan Probiksen asiakkaat saavat ratkaisun jo kymmenessä minuutissa. Jos ratkaisu venyy pidemmälle, kerrotaan asiakkaalle väliaikatietoja.

– Ratkaisun kesto on tietenkin sidonnainen alkuperäisen palvelupyynnön tyyppiin. Kysymyksiä tulee laidasta laitaan: käyttäjäoikeuksien korjauksia, lisä- ja muutostoiveita, tiedonsiirron haasteita ulkoisten järjestelmien kanssa, virheellisen datan korjauksia tai poistopyyntöjä… Kaikkea löytyy, kuvailee Sakari ja jatkaa

– Asiakkaiden yhteydenottotaajuudet vaihtelevat paljonkin. Joiltain asiakkailta tulee palvelupyyntöjä melkein päivittäin, jotkut puolestaan eivät ole ottaneet meille päin yhteyttä melkein vuoteen.

Probislaisten substanssiosaaminen helpottaa asiakkaiden ongelmien ratkomista

Asiakaspalveluun yhteydenottoja tulee harvoin suoraan ohjelmistojen loppukäyttäjiltä, sillä he ovat Probiksen sijaan yhteydessä omiin ATK-tukiinsa. Jos tuki ei osaa ratkaista ongelmaa, he ovat yhteydessä Probikseen.

– Asiakkaiden omissa ATK-tuissa ymmärretään hyvin ohjelmien rakenne ja logiikka. Heillä on myös tuntemusta omasta toimialastaan, Sakari kertoo.

– Toimialatuntemusta on myös Probiksen työntekijöillä. Kun työskentelee vuosia jonkin toimialan ohjelmiston kanssa, karttuu alan substanssiosaaminenkin siinä samalla ikään kuin huomaamatta. Tämä tietenkin helpottaa palvelupyyntöjen hoitamista, kun Probiksen tiimiläiseltä löytyy ymmärrystä koodiin ja sitä pidemmällekin.

Probislaiset tuntevat ohjelmistojen lisäksi asiakkaidensa toimialaa.

Probiksen erikoisasiantuntijat tuntevat ohjelmiston kuin omat taskunsa, ja tuttuus tekee toimimisesta helpompaa. Yhteisen kielen ja ymmärryksen löytyminen ohjelmistoa hankkivan asiakkaan ja sen tuottavan probislaisen välillä varmistetaan aina projektin alkuhetkistä lähtien. Prosessikaavioista ja käyttöliittymäkuvista asiakas näkee, minkälaisen lopputuotteen hän on saamassa ja koodari saa havainnekuvan, mitä on tehtävä.

– Pelkän puhutun ja kirjoitetun tekstin avulla homma ei toimisi. Kuvien avulla projektipäällikkö pystyy käymään ohjelmiston rakennuksen helposti sekä asiakkaan että koodarin kanssa läpi.

Projektin koko vaikuttaa luonnollisesti siihen, kuinka kauan valmisteleviin toimiin ja prosessin hahmotteluun tarvitaan. Pienemmissä projekteissa prosessikaaviot ja suunnitelman lukkoon lyöminen voi onnistua jo reilussa päivässä ja Skype-palaverin välityksellä. Isompaa ohjelmistoa hiotaan muutaman kierroksen verran, jolloin kuluvaa aikaa lasketaan viikoissa.

– Asiakkaan ei tarvitse puhua koodia. Riittää, kun hän tuntee oman bisneksensä toiminnan ja prosessit. Probiksen tehtävänä on auttaa ensin suunnittelemaan ja lopulta toteuttaa sellainen järjestelmä, joka palvelee asiakasta parhaiten.

Probiksen afterworkit luovat tekemisen kulttuuria myös toimistolle

Kun toimitusjohtaja Ismo Reitmaa ehdotti henkilöstöpäällikkö Jalmari Lehdolle, että Probiksen työntekijät voisivat käyttää tunnin työaikaa viikossa liikuntaan, Jalmari suhtautui asiaan epäillen.

– Ajattelin, että eihän lenkkeily ole töiden tekemistä eli miksi siihen voisi käyttää työaikaa, Jalmari muistelee.

Viikkolenkkien mahdollisuus otettiin Probiksella kuitenkin käyttöön ja ne alkoivatkin kerätä osallistujia. Kerran lounaalle lähteminen estyi koiranilman vuoksi ja probislaiset päätyivät tilaamaan pizzat toimistolle firman piikkiin. Tällöin lenkkejä oli hölkätty muutaman viikon ajan.

– Siitä syntyi Ismolle innostus, että tätähän voisi tehdä useamminkin – vaikka jokaviikkoisen pizzaperjantain muodossa, Jalmari kertoo.

– Itse ajattelin viikottaisen pizzan kumoavan jo juostuista lenkeistä saadut hyödyt, joten toppuuttelin ideaa hieman.

Lenkkeily kerran viikossa jatkui. Pizzaperjantain sijaan probislaiset kokoontuvat kerran kuukaudessa afterworkeille tekemään yhdessä jotain hauskaa.

Kun Probiksella jotain on sovittu, se myös tehdään

Työajalla urheilu ja siitä kehittynyt afterwork-kulttuuri syntyivät, kun toimitusjohtaja Reitmaa halusi tarjota työntekijöilleen enemmän ja henkilöstöpäällikkö Lehto tahtoi tuoda Probikselle lisää säännönmukaisuutta. Afterwork-toimintaa testattiin ja se tunnistettiin toimivaksi ja henkilöstöä innostavaksi, joten Jalmari otti vastuun toiminnan järjestämisestä.

– Probikselle tarvittiin kulttuurin muutos aiemmasta tavasta innostua jostain ja antaa startatun idean sitten hiipua alkuinnon haihtumisen myötä, sillä se vaikeutti toimintaa työpaikalla muutenkin. Esimerkiksi palaverit alkoivat sisällön hahmottelulla etukäteen tehdyn valmistautumisen sijaan eivätkä palaveriin kutsutut edes saapuneet paikalle sovitulla kellonajalla, Jalmari kertaa aiempia toimintatapoja.

Probiksen työntekijä laskeutumassa Matti Nykäsen mäkihyppytornista syyskuun 2017 afterworkeilla.

Syyskuussa 2017 afterworkeilla köysilaskeuduttiin Matti Nykäsen mäkihyppytornista.

– Nykyisin afterwork näkyy toimistollakin: kaikki ovat sitoutuneita siihen, että kun jotain on suunniteltu, tiedon saamiseen ja suunnitellun oikeasti toteutumiseen voi luottaa. Se motivoi hoitamaan omankin tontin kuntoon ja osoittamaan kunnioitusta työkavereita kohtaan sovitun tekemisen kautta. Kaiken tämän on mahdollistanut Ismo, joka on antanut toiminnan kehittämiselle pohjan, jonka päälle me työntekijät voimme rakentaa.

Vaikka suunniteltuun halutaankin Probiksella sitoutua, ei joustavuutta ja järkevää suunnitelman muuttamista poissuljeta.

– Kerran kävi niin, että melkein kaikki afterworkiin ilmoittautuneet olivatkin kipeinä tai muuten estyneitä tulemaan. Päätimme sitten lennosta tietoturvavastaava ja kehittäjä Juho-Matti Vähäjylkän kanssa lähteä kaksin leffaan, Jalmari kertoo esimerkiksi.

Probiksen afterworkit ovat ”jotain siistiä ja uutta”

Afterworkille on Probiksella varattu vuositason budjetti, joka antaa raameja tekemiselle. Kunkin kuukauden aktiviteetti valitaan usein Jalmarin ehdotusten perusteella, jotka pohjaavat hänen omiin kiinnostuksiinsa suunnitteluhetkellä.

– Vain kerran Ismo on sanonut ehdotukselleni ei. Alamäkipyöräilemään ei saatu lähteä, se vaikutti Ismosta liian riskialttiilta. Vaikka uskon kyllä Probiksen työntekijöiden olevan niin järkeviä, ettei siellä huonosti olisi käynyt, Jalmari pohtii.

Koska afterwork toteutetaan kerran kuussa ja aktiviteetit vaihtelevat, löytyy jokaiselle probislaiselle mieleistä toimintaa.

– Tavoitteena afterworkeille on monipuolisuus ja kokeilevuus. Koitan joka kerta ehdottaa jotain virikkeitä tuovaa, mitä ei tavallisessa arjessa välttämättä tulisi tehtyä. Toiminnalliset afterworkit saavat ihmiset liikkeelle ja voivat parhaillaan innostaa heitä kiinnostumaan liikunnasta. Näin afterworkit tukevat probislaisten hyvinvointia niin töissä kuin vapaa-ajalla, Jalmari summaa.

Toukokuussa 2018 probislaisten afterworkeilla käytiin ratsastamassa.

Toukokuun 2018 afterworkeilla probislaiset kävivät ratsastamassa.

Työhyvinvoinnista huolehtiminen näkyy Probiksen arjessa

Probiksen toimitusjohtaja Ismo tarjoaa Probiksen työntekijöille Smartum-seteleitä, joita voi käyttää haluamaansa hyvinvointi- ja virkitystoimintaa. Tämän lisäksi Probiksen keittiöstä löytyy pientä välipalaa, pähkinöitä ja hedelmiä, joilla voi pitää verensokeria yllä lounaalle lähdön venähtäessä.

– Itsekäs tekohan se on. Pitämällä työntekijät hyvävointisina heistä saa enemmän irti, Jalmari vitsailee nauraen.

Probiksen keittiöstä löytyy työntekijöille pientä välipalaa

Hedelmät ja pähkinät auttavat jaksamaan, jos lounaalle lähtö viivästyy.

Myös viikoittainen liikuntaan varattu työtunti on Probiksella edelleen käytössä. Monet hyödyntävät sen yhdessä torstaiaamuisin Fitness24Sevenin kuntosalilla lähellä Jyväskylän keskustassa sijaitsevaa Probiksen toimistoa.

– Yhteinen salitreeni on antanut hyvät eväät liikunnan lisäämiseen myös vapaa-ajalla.

Probiksella työhyvinvointi otetaan vakavasti ja siihen kiinnitetään huomiota. Vuosittaisen työhyvinvointikyselyn lisäksi sekä henkilöstöpäällikkö että toimitusjohtaja pitävät korvansa höröllä ja silmänsä valppaina toimistolla.

– Teemmme paljon, jotta keskusteluyhteys pysyy hyvänä. Itse esimerkiksi kerron hyvin avoimesti omista kuulumisistani, joka voi antaa muille samastumispintaa ja madaltaa kynnystä tulla juttelemaan. Kuulostelemme myös, etteivät asiat kasaannu liiaksi yhdelle työntekijälle niin kuin pienessä yrityksessä on joskus taipumus käydä. Jos joku näyttää kuormittuvan, keskustelemme, autamme ja puramme kuormaa Ismon kanssa. Ei ole kenenkään etu, jos joku kantaa liikaa yksin harteillaan, Jalmari kertoo Probiksen toimintatavoista.

Probiksen panostus näkyy työntekijöissä: motivoivin seikka työssä on probislaisten mielestä Ismolle ja Probiksen asiakkailla työskenteleminen.

– Harvempi juuri palkan takia Probiksella on, vaikka kilpailukykyistä liksaa maksetaankin, Jalmari hymyilee.

STORE optimoi pelastustoimintaa ja tuo säästöjä järkevöittämisellä

Kun Etelä-Karjalan pelastuslaitoksella syntyi tarve saada sopimuspalokuntien harjoitusten ja pätevyyksien seuranta haltuun, Probis kutsuttiin hätiin.

– Vuosi oli 2006 ja aiempi probislainen, silloinen Etelä-Karjalan pelastuslaitoksen palopäällikkö Sampsa Lintunen otti meihin yhteyttä, kehittäjä ja projektipäällikkö Teemu Lappalainen kertoo.

Tuloksena syntyi niin sanottu “STORE-1”, johon kirjattiin harjoitukset ja hälytykset ja josta saatiin tilastolliset raportit palkanmaksua varten. Vakituisen henkilöstön ominaisuuksia kehitettiin enemmän ohjelmistotarpeen laajetessa.

Täysin vakinaisen henkilöstön tarpeisiin tarkoitettu “STORE-2” puolestaan sai alkunsa, kun Probis voitti Pohjois-Savon pelastuslaitoksen kilpailutuksen resurssienhallintajärjestelmästä. Silloin Probiksella laadittiin STOREsta uusilla tekniikoilla uusi versio, jonka ytimeen tuli työaika- ja työvuorosuunnittelu.

– Nykyisin käyttöpaikkoja on neljä, Etelä-Karjalan ja Pohjois-Savon lisäksi Kymenlaakson pelastuslaitos ja Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri eli EKSOTE, kehittäjä ja tietoturvavastaava Juho-Matti Vähäjylkkä summaa.

– STOREn kehittämisessä tehdään jatkuvaa yhteistyössä käyttäjäorganisaatioiden kanssa. Yhdessä toimien kehittäminen on paitsi mahdollisimman osuvaa myös kustannustehokasta.

Pohjois-Savon pelastuslaitoksella on opittu paljon STOREn muilta käyttäjiltä. Näet koko videon klikkaamalla tästä.

STORE helpottaa työaika- ja työvuorosuunnittelua

Työaikasuunnittelu STOREssa tarkoittaa käytännössä henkilöstön työssäolon optimointia eri tavoin ottaen huomioon yhtäältä resurssitarpeet ja toisaalta työaikaa koskevat säädökset ja sopimukset.

– STOREn avulla käyttäjät ovat saaneet tasausjaksonsa järkevämmiksi. Työntekijöiden henkilökohtainen viikkotyöaika voi vaihdella, mutta määrätyllä ajanjaksolla työtunteja tulee aina tietty määrä, Juho kertoo.

Joissain käyttöpaikoissa työaikasuunnittelua varten on perustettu resurssitoimisto eli työaikasuunnittelua tekee erillinen henkilöstö. Työvuorosuunnittelun puolestaan hoitaa vuoromestari, joka jakaa tehtävät eli “kuka istuu minkäkin auton rattiin ja kuka käyttää mitäkin letkua”, niin kuin Juho asiaa kuvailee. Työvuorosuunnittelu on tärkeää, sillä pelastuslaitokset ovat antaneet palvelulupauksen, joka määrittää, millä pätevyyksillä varustettua henkilökuntaa on milloinkin oltava paikalla.

Kymenlaakson pelastuslaitoksella henkilöstön kohdentaminen onnistuu STOREn avulla helpommin. Näet koko videon klikkaamalla tästä.

– STOREssa on mahdollista tehdä pitkän aikavälin suunnittelua, jota voidaan tarkentaa ajankohdan lähetessä. Ohjelmisto näyttää värikoodeilla, onko porukkaa paikalla liian vähän, liikaa vai sopivasti. STORE näyttää myös sen, mitä vahvuuksia vuorossa on oltava ja täyttyykö palvelulupaus kunkin vuoron osalta, Teemu kertoo.

– Tämän lisäksi on myös mahdollista tarkkailla henkilöstön pätevyyksiä yleisellä tasolla ja suunnitella harjoituksia sen mukaan, miten pätevyydet ovat voimassa. Jos vuoromestari on lisäämässä tietyn vuoron tiettyyn tehtävään henkilöä, jolla ei ole tarvittavia pätevyyksiä, STORE osaa varoittaa tästä.

STORE järkevöittää toimintaa ja vähentää kustannuksia

Vaikka STORE digitaalinen ohjelmisto onkin, saa siitä tarvittaessa myös perinteisiä tulosteita esimerkiksi aseman seinälle kiinnitettäväksi.

– Tulosteesta näkee helposti yhdellä vilkaisulla, kuka tänään on missäkin tehtävässä, mitä ja mihin keskittyviä harjoituksia pidetään ja jos joku normaalisti vuoroon kuuluva on muualla, Teemu kuvailee.

– STORE antaa myös lisätä omia tehtäviä, joilla voi jakaa huolto- ja ylläpitotoimia. Halutessaan STORElla voi jakaa kaikki tehtävät aina kahvinkeittovuoroa myöten, Juho naureskelee.

Kun pelastuslaitos tai muu toimija ostaa STOREn, saa se probislaisten pitämän pääkäyttäjäkoulutuksen, jonka pohjalta pääkäyttäjät voivat opettaa muita.

– Kaikkien ei ole tarpeen osata kaikkea. Niin sanotut perustyöntekijät katselevat pääasiassa omia tietojaan ja kollegoiden työaikoja esimerkiksi vuoronvaihtajaa etsiessään, Juho kertoo.

– Esimiehet puolestaan kirjaavat hälytystapahtumat ja koulutusvastaavat harjoitukset.

STORE on Pohjois-Savon pelastuslaitoksella korvannut vanhat Excelit. Näet koko videon klikkaamalla tästä.

Sopimuspalokuntien hälytyksistä esimiehet kirjaavat lähtö- ja paluuajat sekä osallistujat. Näiden tietojen perusteella STORE osaa päätellä erilaiset palkanmaksuun kuuluvat lisät automaattisesti.

– STORE on helpottanut sopimuspalokuntien palkanmaksun raportointia ja automatisoinut palkanmaksun prosessia. Vakinaisen henkilöstön kanssa pelastuslaitokset ovat luopuneet erillisistä haittalisistä ja siirtyneet kokonaistyöaikaan, Teemu kertoo.

– Lisien tilalle tuli 41 prosentin palkankorotus, joka vastaa aika tarkalleen vuoden aikana kertyneitä lisiä. Tämä on myös parantanut työturvallisuutta, kun sunnuntain tuplapalkka ei enää houkuttele esimerkiksi flunssan vuoksi puolikuntoisia pelastajia töihin.

Tutustu STOREen tarkemmin osoitteessa probis.fi/store.

STORE

STORE-UUTISKIRJE

Tilaa STORE-uutiskirje syöttämällä sähköpostiosoitteesi oheiseen kenttään ja klikkaa ”Tilaa”. Sähköpostiosoitettasi ei käytetä tai säilytetä muussa tarkoituksessa kuin STORE-uutiskirjeen vastaanottajana.